Với thị trường đồ uống phát triển như những năm gần đây tại Việt Nam, không ít bạn trẻ chọn khởi nghiệp kinh doanh nhà hàng, cafe. Tuy nhiên, không giống như những lĩnh vực kinh doanh khác, sự cạnh tranh trên thị trường kinh doanh cafe khá khốc liệt, chỉ tính toán sai một bước cũng có thể khiến bạn phải “cắt lỗ” để cầm cự hoặc đóng cửa trong thời gian ngắn.
Để giúp các chủ quán cafe trẻ tìm được định hướng, cách thức mở quán cafe đông khách, TrungThanh.Net xin chia sẻ một vài kinh nghiệm mở quán cafe tổng hợp lại của các đàn anh đi trước ở các vị trí nhân viên, quản lý cửa hàng của các hãng cafe lớn như The Coffe House, Highland Coffe…Hy vọng bài viết này đưa ra lộ trình rõ ràng giúp các bạn xác định đúng mục tiêu kinh doanh quán cafe của mình.
Nghiên cứu thị trường kinh doanh quán cafe
Mở quán cafe cần sự đầu tư nghiêm túc về thời gian và tiền bạc. Đầu tiên, bạn cần dành thời gian để tìm hiểu , phân tích các yếu tố quyết định sự thành công của việc kinh doanh quán cafe. Việc này có nghĩa là bạn cần học hỏi kinh nghiệm khi mở quán cafe từ những người đi trước, xem tại sao họ thành công, tại sao họ thất bại và rút kinh nghiệm, tìm ra phương thức kinh doanh phù hợp nhất với cá nhân mình.
Để thực hiện nghiên cứu, phân tích, các bạn có thể tìm đọc các câu truyện thành công mở quán cafe trên internet kết hợp với quan sát thực tế. Bạn có thể ghé thăm các quán cafe khác nhau, phân tích tập khách hàng của từng quán và tìm ra điểm chung giữa họ. Một số vấn đề về khách hàng của từng quán khiến mình quan tâm là:
- Họ là ai?
- Họ đến quán cafe làm gì?
- Họ đến trong khoảng thời gian nào?
- Cách trang trí, cách thức phục vụ của từng quán rao sao?
Dưới đây là hành vi tiêu dùng, hưởng thụ, cách thức uống cafe của người dân tại 2 thành phố lớn là Hà Nội, TPHCM mà mình tổng hợp được:
- Đối tượng sử dụng cafe thường là nam/nữ, độ tuổi từ 16-39, tần suất uống cafe trung bình khoảng 2 lần/tuần. Khác hàng nữ thường chọn uống cafe ở các quán cafe dạng chuỗi (Coffee Bene, The Coffee House, Highland coffee,…) trong đó, nam giới lại lựa chọn uống cafe ở các quán bình dân hoặc các cafe truyền thống như Trung Nguyên Coffee
- Thời điểm uống cafe của khách hàng: Buổi sáng trước khi làm việc, buổi trưa, buổi tối sau khi tan sở. Vào các ngày cuối tuần, nhu cầu sử dụng cafe ở các đối tượng này tăng cao. họ có thể đến quán uống cafe, tụ họp bạn bè vào nhiều thời điểm khác nhau
- Bên cạnh các yếu tố về giá cả, hương vị, không gian quán là yếu tố lớn nhất khiến các quán cafe độc lập được người tiêu dùng ưa thích.
- Thông thường, giá cho 1 ly cafe ở các quán bình dân dao động từ 10k – 25k/ly. Trong đó, chi phí cho 1 ly ở các quán cafe dạng chuỗi là 40-60k
Bạn cũng nên khảo sát xung quanh khu vực bạn có ý định mở quán cafe xem nhu cầu khách hàng ra sao rồi tổng hợp dữ liệu lại phục vụ cho việc ra quyết định của mình là: Có nên mở quán cafe ở khu vực đó hay không?
Xác định mục tiêu mở quán cafe
Việc hiện thực hóa kế hoạch mở quán cafe sẽ đơn giản, dễ thực hiện hơn rất nhiều nếu bạn xác định được rõ ràng mục tiêu của mình. Lời khuyên của mình cho các bạn là hãy ngồi xuống, cầm bút và viết ra những gì bạn muốn đạt được đối với ý tưởng mở quán cafe lần này.
Mục tiêu mở quán cafe thường liên quan đến các vấn đề về thiết không gian, xây dựng hình ảnh thương hiệu quán, doanh số, lợi nhuận cần đạt, số lượng quán mở thêm…. Việc xác định mục tiêu cần tuân thủ các nguyên tắc thiết lập mục tiêu SMART (cụ thể, rõ ràng, thực tế, có thể đo lường được và có các mốc thời gian cụ thể để hoàn thành).
Một số ví dụ về thiết lập mục tiêu SMART:
- Thông tin công ty: Nhà hàng của bạn do công ty nào quản lý, số vốn và một số thông tin cơ bản về công ty này.
- Thông tin nhà hàng: Loại hình, quy mô, sức chứa, phong cách, thiết kế, dịch vụ kèm theo, v.v…
- Thông tin chủ nhà hàng hoặc người quản lý: Kinh nghiệm làm việc, và dự tính của họ cho nhà hàng của bạn.
- Mục đích và định hướng kinh doanh: Vì sao bạn mở nhà hàng, đối tượng khách hàng bạn nhắm tới, mô hình nhà hàng cạnh tranh như thế nào trong khu vực.
- Chỉ tiêu: Nhà hàng sẽ đạt được doanh thu và số lượng khách hàng bao nhiêu, trong thời gian bao lâu, thời gian hoàn vốn.
Lập kế hoạch kinh doanh quán cafe
Hầu hết những lần mở quán cafe thất bại của cá nhân mình đều liên quan đến việc nóng vội, không xây dựng kế hoạch kinh doanh chi tiết trước khi bắt tay vào hành động.
Vì thế, một kinh nghiệm để mở quán cafe cực hữu ích mà mình nghiệm ra là muốn làm gì thì làm, trước khi bắt tay làm bất cứ việc gì các bạn cần phải xây dựng kế hoạch kinh doanh quán cafe cho riêng mình. Quá trình lập kế hoạch sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về khách hàng, thị trường kinh doanh cũng như ước đoán các con số để có thể kinh doanh thành công. Dựa vào kế hoạch kinh doanh, các bạn sẽ vạch ra cho mình từng giai đoạn phát triển của quán cafe cũng như những cách đơn giản về quản lý, điều hành để đạt được điều đó.
Để phác thảo ra một kế hoạch kinh doanh quán cafe thành công, các bạn cần phân tích, trả lời được các câu hỏi sau:
- Khu vực mà bạn muốn mở quán, bạn muốn mở quán cafe ở vị trí nào? Diện tích bao nhiêu?
- Tập khách hàng tiềm năng mà quán bạn hướng đến là ai? Độ tuổi, mức thu nhập, thói quen làm việc, giải trí, học tập của họ,…
- Đối thủ cạnh tranh trực tiếp/gián tiếp của bạn là ai? Họ có những ưu điểm/khuyết điểm gì?
- Mô hình kinh doanh quán cafe mà bạn lựa chọn: Cafe sân thượng, Cafe văn phòng, Cafe sách, kịch, cá, mèo, Cafe “hộp”, Cafe sân vườn, cafe ăn sáng,….
- Phong cách thiết kế trang trí quán cafe của bạn là gì? Bạn muốn khách hàng cảm nhận được điều gì khi bước vào không gian quán cafe của bạn?
- Loại cafe mà bạn phục vụ trong quán của mình: Cafe phin, cafe Arabica, cafe Chồn, Cafe cherry, cafe Moka, Cafe Rubusta, Cafe Ý, Capuchino, Latte, Mocha, Americano,…
- Điểm khác biệt về sản phẩm của bạn so với đối thủ cạnh tranh là gì? Tại sao khách hàng nên thưởng thức cafe, đồ uống tại quán của bạn? Làm thế nào để bạn có thể truyền tải điều này đến khách hàng?
- Mở quán cafe có cần xin giấy phép không? Thủ tục pháp lý cần làm?
- Bạn cần thuê bao nhiêu nhân viên để quản lý, vận hành quán?
- Bạn cần chuẩn bị mua thiết bị, đồ dùng gì?
- Tổng số tiền (nguồn vốn) cần có để đưa quán đi vào hoạt động? Bạn đã có bao nhiêu tiền? Cần vay bao nhiêu?
- Bảng phân tích lãi, lỗ, sự biến đổi dòng trong từng thời điểm,…
Để sở hữu một kế hoạch kinh doanh quán cafe tốt, khả năng ứng dụng cao, các bạn không thể ngồi nhà và vẽ ra các số liệu theo ý kiến chủ quan của mình. Số liệu các bạn cần tìm, tổng hợp ở bên ngoài thực tế. Hãy đến các quán cafe kinh doanh thành công để quan sát, học tập cách họ làm, vận hành quán rồi tổng hợp, làm kế hoạch. Tiếp đó, bạn hãy mang bản kế hoạch này cho bạn bè, những người đang kinh doanh trong các lĩnh vực khác nhau để xin nhận xét và ý kiến góp ý từ họ. Dựa trên những ý kiến thu thập được, các bạn có thể xem xét, điều chỉnh kế hoạch của mình và sử dụng vào thực tế.
Chọn địa điểm mở quán cafe
Địa điểm là yếu tố quan trọng quyết định 30% sự thành công của quán cafe. Trước khi đưa quyết định, hãy dành thời gian phân tích, xem xét các vấn đề sau:
- Vị trí mở quán có đủ rộng hay không?
- Có dễ để khách hàng nhìn và tìm thấy hay không?
- Chỗ đậu xe ở đâu?
- Khu vực đó tập trung tệp dân văn phòng hay học sinh, viên viên?
- Lưu lượng, tần suất người qua lại ở từng thời điểm?
- Có nhiều quán cafe, đối thủ cạnh tranh xung quanh hay không?…
Các vị trí mặt bằng đẹp, tốt cho việc kinh doanh quán cafe là các ngã tư, khu gần các trường đại học, trung tâm mua sắm, tòa nhà văn phòng, khu dân cư đông đúc,…
Ngoài ra, hãy chắc chắn rằng bạn hiểu rõ những điều khoản bên trong hợp đồng thuê nhà, thuê mặt bằng. Để tránh tình trạng bị đòi, nâng giá mặt bằng khi vừa mới kinh doanh trong thời gian ngắn, tốt nhất bạn nên tham khảo ý kiến của bạn bè, luật sư trước khi ký kết hợp đồng.
Kinh nghiệm mở quán cà phê thực tế: Thông thường, phí thuê mặt bằng mở quán cafe dao động từ 7 triệu – 100 triệu/tháng tùy theo diện tích, vị trí thuê. Với các quán cafe ở quê, chi phí thuê sẽ thấp hơn.
Hoàn tất các thủ tục đăng ký mở quán cafe
Theo tìm hiểu của mình, dù mở quán cafe với bất cứ quy mô, hình thức nào (cafe ăn sáng, cafe nhượng quyền, cafe sân vườn, cafe sách, cafe mèo, cafe cóc, cafe vỉa hè,…) thì bạn cũng cần đăng ký kinh doanh. Để tránh các rắc rối sau này, các bạn cần hoàn tất các thủ tục này trước khi mở quán. Cụ thể:
- Với quán cafe quy mô vừa và nhỏ: Bạn cần đăng ký kinh doanh theo dạng hộ gia đình với ủy ban nhân dân cấp quận/huyện nơi mở quán.
- Với quán cafe với quy mô lớn theo chuỗi, nhượng quyền: Bạn cần nắm được thủ tục nhượng quyền, hồ sơ nhượng quyền, các khoản chi phí phải đóng, chính sách nhượng quyền. Có thể thấy rằng, chi phí nhượng quyền thương hiệu trà sữa, café… trung bình khoảng 500 triệu đồng đến 2, 3 tỷ đồng. Bạn nên tính toán kỹ càng và chuẩn bị đầy đủ số vốn về các khoản chi phí để tránh được tối thiểu rủi ro có thể xảy ra.
Tìm nhà cung cấp nguyên liệu mở quán cafe
Để có thể kinh doanh thành công, bạn cần tìm kiếm nhà cung cấp các nguyên liệu tốt, đáng tin cậy, phù hợp với mục tiêu kinh doanh của quán mình.
Tùy thuộc vào mục tiêu kinh doanh quán cafe của bạn (chỉ bán cafe hoặc bán kèm thêm trà, sinh tố, bánh ngọt, đồ ăn vặt,… ) mà bạn có thể lập danh sách nguyên liệu chính/phụ cần có và tìm kiếm các nhà cung cấp tương ứng.
Theo kinh nghiệm khi mở quán cafe của những người đi trước, các nguyên liệu pha chế cafe mà bạn cần lên danh sách nhập về là:
- Nguyên liệu chính: Các loại cafe, sữa đặc, kem, sữa tươi, đường, bột cacao, các loại hương liệu, phụ liệu, bánh, các loại nguyên liệu cho thức uống bổ sung.
- Nguyên liệu hỗ trợ: khăn giấy, ly, tách, đá lạnh,…
Những vật dụng cần thiết khi mở quán cafe?
Khi nói đến mở quán cafe, bạn sẽ có một vài gợi ý về máy móc, thiết bị hỗ trợ pha cafe như:
- Máy pha cafe
- Máy dập, đóng gói cafe mang về
- Máy xay sinh tố, tủ lạnh, máy tính tiền,…
Một lần nữa, hãy lập danh sách các máy móc, thiết bị cần đầu tư cho quán và dự trù ngân sách cần có để mua nó. Thông thường, tổng chi phí đầu tư các loại máy móc hỗ trợ trong quán cafe dao động từ 30 triệu đến 100 triệu tùy chất lượng máy. Nếu không có đủ tiền, các bạn có thể cân nhắc những loại máy móc thực sự quan trọng và bổ sung sau.
Trong trường hợp bạn chỉ muốn mở quán cafe theo phong cách truyền thống: pha cafe phin, ghi order, tính tiền thủ công cho khách, các bạn không cần quan tâm đến vấn đề này.
Thiết kế, trang trí không gian quán cafe
Không gian quán cafe là yếu tố thu hút khách hàng và lôi kéo họ quay trở lại sau này. Cách thiết kế, bài trí, tạo không gian trong quán sẽ phụ thuộc vào đối tượng khách hàng mà bạn muốn phục vụ. Đó có thể là phong cách Retro, hoài cổ hay hiện đại, sáng tạo, gần gũi với thiên nhiên,… Hãy dựa vào những nghiên cứu về khách hàng ở mục 1 để hiểu thị hiếu, sở thích của khách hàng mục tiêu và thiết kế cửa hàng phù hợp với họ.
Các yếu tố mà bạn cần xem xét khi thiết kế quán cafe bao gồm các công việc như sắp xếp vị trí, công năng của từng khu vực, lựa chọn màu sắc, ánh sáng, đồ nội thất cho quán, thiết kế, lắp đặt bảng hiệu, trang trí không gian quán, ….
Theo quan sát của mình, để thu hút khách hàng, hầu hết các bạn trẻ khi mở quán cafe đều dành phần lớn chi phí vào việc thiết kế không gian quán cafe. Tuy nhiên, theo quan điểm của mình, cách làm này không mang lại nhiều hiệu quả mà còn khiến bạn thâm hụt vốn nhanh chóng. Khi dồn quá nhiều tiền vào việc thiết kế quán, vô hình chung lượng vốn cho các hạng mục thuê nhà, vận hành, tiếp thị quán sẽ giảm và bạn sẽ khó lòng xoay sở, duy trì hoạt động quán sau này.
Với vấn đề này, bạn nên thuê thiết kế quán cafe từ đơn vị thiết kế chuyên nghiệp, chi phí khoảng 100k/m2 (quán diện tích khoảng 50m2 cũng hết có 5 triệu thôi). Với bản vẽ thiết kế 3D, bản vẽ kết cấu mặt bằng từ đơn vị thiết kế, các bạn sẽ không thuê các đơn vị này thi công mà tự làm các hạng mục đơn giản và tìm thợ ngoài để thực hiện. Theo kinh nghiệm thực tế của mình, việc này sẽ giúp bạn tiết kiệm được khoảng 30-40% chi phí thi công so với việc thuê thiết kế, thi công quán cafe trọn gói.
Thiết kế menu cho quán cafe
Thực đơn (menu) cần thể hiện tầm nhìn và chủ đề của quán. Để lên ý tưởng thiết kế manu cho quán cafe, các bạn cần quan tâm đến các yếu tố về vị trí, cách sắp xếp các loại đồ uống phụ vụ, cách lựa chọn hình ảnh thực phẩm, màu sắc, font chữ, các đoạn mô tả sản phẩm, giá cả chi tiết,…
Để tiết kiệm chi phí, các bạn có thể tự chụp ảnh sản phẩm, thiết kế manu quán cafe cho riêng mình. Nếu biết nhiều về đồ họa, các bạn có thể sử dụng các công cụ thiết kế chuyên nghiệp như Inlustrator, Photoshop,… Nếu không chuyên, các bạn có thể thiết kế bằng công cụ trực tuyến Canva. Sau khi thiết kế bản mềm, đừng quên tham khảo ý kiến của bạn bè, những người có kinh nghiệm mở quán cà phê và điều chỉnh lại thật đẹp, chuyên nghiệp bạn nhé!
Thuê nhân viên
Tính đặc thù của công việc kinh doanh quán cafe nằm ở chất lượng dịch vụ, sản phẩm. Vì thế, để có thể xây dựng thiện cảm cho khách hàng, khiến họ hài lòng, bạn cần phải tạo dựng một quy trình chuẩn chung về dịch vụ khách hàng cho nhân viên, từ cách chào hỏi, giới thiệu đồ uống cho khách đến việc phục vụ, giải đáp thắc mắc,… cho họ.
Trong giai đoạn đầu mở quán, bạn có thể tìm, thuê nhân viên có kinh nghiệm pha chế, phục vụ để làm việc. Tuy nhiên, về lâu dài, bạn cần tìm kiếm, đào tạo những nhân viên có thái độ phục vụ tốt nhất.
Kinh nghiệm để mở quán cafe bình dân, cao cấp: Tùy theo quy mô, tình hình kinh doanh của quán, các bạn có thể thuê nhân viên làm việc toàn thời gian hoặc bán thời gian (theo giờ). Chi phí thuê nhân viên phục vụ cũng không quá cao, dao động từ 5-7 triệu/tháng cho nhân viên làm việc toàn thời gian và từ 12k – 15k/ giờ cho nhân viên làm việc theo giờ.
Lên kế hoạch marketing quán cafe
Để nhanh chóng xây dựng mạng lưới kinh doanh của mình, bạn cần xây dựng kế hoạch truyền thông, tiếp thị quán cafe khoảng 1 tháng trước khi khai trương. Hãy sử dụng các công cụ truyền thông trực tuyến như Google map, Facebook, Instagram, Now, Foody,…, hoặc các mối quan hệ bên ngoài của mình để giới thiệu, tiếp thị về quán.
Một vài chương trình marketing mà bạn có thể sử dụng để quảng bá quán cafe của mình là tiếp thị tại điểm bán, khuyến mãi, sử dụng hình ảnh, video để kích thích sự tương tác từ khách hàng, khuyến khích họ checkin, tương tác, review quán trên MXH để nhận quà tặng,..
Tóm lại, mở quán cafe không phải là công việc nhẹ nhàng, lương cao như nhiều người vẫn nghĩ. Ngay từ khi bắt đầu kinh doanh, có hàng tá các khó khăn mà bạn sẽ gặp phải như thiếu vốn, phải làm việc nhiều giờ (trung bình 12h/ngày), quán vắng khách, kinh doanh lỗ ngay từ những tháng đầu tiên,… Vì thế, nếu đã lựa chọn khởi nghiệp bằng mở quán cafe, bạn cần tham khảo những kinh nghiệm mở quán cafe trong bài viết này và chuẩn bị tâm lý vững vàng để đối mặt với những khó khăn, thử thách sắp tới.
Bạn có thể tham khảo một số bài viết sau của mình để có thêm ý tưởng marketing cho quán cafe:
- Cách xây dựng hệ thống Chatbot cho ngành nhà hàng
- Tổng hợp A-Z chiến lược marketing đột phá cho nhà hàng, quán cafe
Giống như mở quán cafe, kinh doanh trà sữa cũng là lĩnh vực kinh doanh “thời thượng“, có hiệu suất sinh lời cao, được nhiều bạn trẻ lựa chọn để khởi nghiệp. Tuy nhiên, để có thể kinh doanh có lãi, trụ vững trên thị trường, các bạn cần nghiên cứu kỹ lưỡng và tìm hướng đi riêng cho mình. Chúc các bạn thành công.
